Büroorganisation hat zunächst etwas mit dem persönlichen Zeitmanagement zu tun. Welche Aufgaben stehen an? Welche davon sind wichtig, welche dringend und welche gar beides? Wo und wie werden also Prioritäten gesetzt? Wie wird ein Arbeitstag, eine Arbeitswoche bis hin zum ganzen Geschäftsjahr geplant? Wie realistisch werden die zur Verfügung stehende Zeit und die Dauer je Tätigkeit eingeschätzt? Werden private Bedürfnisse (Freizeit, Aufgaben in Haus und Familie, Gesundheit, Freunde, Vereine, Geburtstage, etc.) auch berücksichtigt? Und schließlich welche persönliche Einstellung besteht bezüglich der Umsetzung von Zielen und Aufgaben und letztendlich auch zur Arbeit im Büro?
Was für ein Typ sind Sie? Eher der, der alles sofort angeht und die Schritte genau vor Augen oder gar auf dem Papier hat? Oder der, der mehr das Prinzip „Schauen wir mal, dann sehen wir schon.“ verfolgt? Oder sehen Sie sich irgendwo dazwischen? Dementsprechend wird es auch mit dem Umsetzungsvolumen an Aufgaben draußen wie drinnen aussehen.
Damit die Aufgaben im Büro leichter angegangen werden, bedarf es einer entsprechenden Büroorganisation, gerade heute in einer Zeit der Informationsflut. Stapel wirken da kontraproduktiv, da sie einen Überblick über die anstehenden Dinge nicht zulassen, Termine versäumen lassen und Prioritäten verwischen. Aber was stattdessen? Disziplin und das 4-Punkte-System für dauerhafte Ordnung. Wenn Sie also bereit sind, Ihre Stapel aktiv anzugehen oder neu eingegangene Post (auf Papier wie elektronisch) erst gar nicht da hin wandern lassen wollen, befolgen Sie konsequent die folgenden vier Sofortentscheidungen:
1. Papierkorb
Was brauche ich gar nicht bzw. kann ich mir an anderer Stelle im „Notfall“ wieder besorgen? (z. B. Zeitungsartikel, Zeitschriften, Rundschreiben nur zur Info, Werbung, etc.; unnötige E-Mails – Werbung und Newsletter abbestellen)
2. Weitergeben
Alles, was nicht in den eigenen Aufgabenbereich gehört, wird sofort an die zuständige Person weitergeleitet (Mitarbeitende wie Familienangehörige)
3. Sofort erledigen
Hier greift das Direktprinzip, d. h. alles Aufgaben, die max. 5 Min. dauern, werden sofort erledigt (kurze Briefe, E-Mail-Antworten, Faxe, Telefonate, leichte Formulare ausfüllen, etc. ) Dabei können die Ideen, die beim Lesen im Kopf oft automatisch entstehen, sofort und frisch aufgegriffen und festgehalten werden. Sind es mal so viele „Klein-Klein-Aufgaben“, dass mehrere Stunden lang fünf Minuten verbraucht würden, wird ein Zeitraum dafür festgelegt, z. B. zwei bis drei Stunden, damit Sie sich dann den wichtigen Aufgaben zuwenden können.
4. Terminieren
Alles, was längere Zeit braucht und wo noch Informationen fehlen, wird für einen bestimmten Bürotag im Terminkalender eingeplant. Dabei ist darauf zu achten, dass dann genug Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht. Wichtig ist gerade in der Landwirtschaft, dass darauf sogar der ganze Wochenplan abgestimmt ist, weil es ja sein kann, dass der z. B. am Montag eingeplante Bürotag wegen des Wetters und der anstehenden Feldarbeit auf einen anderen Tag der Woche verlegt werden muss.
Ein Organisationssystem soll die Anwendenden schließlich nicht kasteien, sondern realistisch und noch flexibel möglichst alle anstehenden Aufgaben umsetzen lassen. Dabei ist es v. a. auch wichtig, möglichst viele Puffer für Überraschungen (kranke Mitarbeitende, Fehler, Defekte, etc.) einzubauen. Eine Daumenregel besagt, mindestens 40% der Zeit sollen als Puffer vorgesehen werden. Wenn Sie sich nun Ihre Stapel (egal in welchem Lebensbereich) vornehmen, legen Sie sich vier Kisten für die vier Punkte der dauerhaften Ordnung zurecht und sortieren Sie alles ein. Danach nehmen Sie sich eine Kiste nach der anderen vor. Die erste können Sie gleich wegwerfen, die zweite an die Zuständigen verteilen, die dritte Stück für Stück abarbeiten und die Vorgänge in der vierten zeitlich einplanen.
Seien Sie geduldig mit sich selbst, der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Mit etwas Selbstdisziplin, Übung und regelmäßiger Belohnung für Teilerfolge (z. B. gemütlich einen Kaffee trinken oder ausgehen) schaffen Sie es. Ist dieses System erstmal Routine, ist die Effizienz (die richtigen Dinge tun) und die Effektivität (die Dinge richtig tun) höher und damit auch die persönliche Zufriedenheit. Wenn Sie dann noch einen ansprechenden Büroraum mit der passenden Einrichtung und sinnvollen Ordnungssystemen (siehe Kasten) zur Verfügung haben, kann eine gemütlichen Tasse Kaffee oder Tee zur „Wohlfühloase“ in Ihrer „Kommandozentrale“ (das sind Bilder, die Teilnehmende in den Büroorganisationstrainings für Ihr Büro u. a. gefunden haben) beitragen.
